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저희 기관을 직접 방문하시는 경우
- 저희 기관을 방문하실 경우 5분 이상 기다리지 않도록 하겠습니다.
- 방문하시는 고객을 맞이할 때는 “안녕하십니까?” 등 인사를 드린 후 업무를 처리해 드리겠습니다.
- 긴급하고 중요한 현안이 있는 경우가 아니라면 모든 업무에 우선하여 방문객을 먼저 응대하겠으며, 즉시 응대가 어려우면 양해를 구한 뒤
약속시간을 정해 응대하도록 하겠습니다. - 응대할 때는 먼저 좌석을 권하여 고객이 편안한 상태에서 업무를 볼 수 있도록 하겠으며, 업무처리로 고객께서 기다리는 동안에는 대기하시는데 불편함이 없도록 최대한 편의를 제공하겠습니다.
- 찾으시는 담당 직원이 없을 때는 다른 직원이 자신의 일처럼 친절히 처리해 드리고, 필요하다면 담당자와 휴대전화 등으로 연결해 드리겠습니다. 통화가 되지 않을 때는 약속한 시간에 담당자가 전화를 걸어 응대하도록 안내하겠습니다.
- 다른 부서 소관업무 사항일 경우에는 해당 부서로 직접안내하거나 해당 부서에서 방문객을 안내하도록 협조 요청하겠습니다.
- 방문하실 때는 출발 전에 미리 연락을 주시거나 청사 안내실에서 연락주시면 최대한 편안하게 안내하겠습니다.
- 고객께서 일을 마치고 돌아가실 때는 정중하게 “안녕히 가십시오”라고 인사를 드리겠습니다.
전화를 걸어 오시는 경우
- 전화로 업무처리를 요청해 오실 때에는 우리 기관의 소중한 고객과의 만남이라는 자세로 친절하고 바른 전화 예절로 응대하겠습니다.
- 전화벨은 3번 이상 울리기 전에 받겠습니다.
- 전화를 받은 때에는 “안녕하십니까? 감사합니다. ○○○팀(실) ○○○입니다” 라고 알아듣기 쉽도록 정확한 발음으로 소속과 이름을 밝히겠습니다.
- 정중하고 부드러운 음성과 공감하는 자세로 고객의 문의내용에 집중하여 정확하고 명료한 답변으로 이해하기 쉽게 설명 드리겠습니다.
- 대기 상황 발생 시에는 필요에 따라 적절한 양해를 구하며, 찾으시는 담당자가 없을 때에는 휴대전화 등으로 연락하여 담당자가 고객에게 전화를 하도록 안내하겠습니다.
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다른 부서 소관업무에 대하여 문의를 받은 경우에는 “고객님의 전화를 ○○○팀(실)의 담당자에게 돌려 드리겠습니다. 혹시 전화가 끊어지면 000-0000번호로 전화하셔서 담당직원을 찾아주시기 바랍니다.”라고 해당 부서명과 전화번호를 알려드린 후에 전화를 돌려 드리겠습니다.
* 부서별 전화 번호는 저희 홈페이지 자료의 “국방기술품질원소개”의 “조직·임무” 및 “전화번호안내” 콘텐츠를 이용하시면 업무 관련 부서 및 전화번호를 확인하실 수 있습니다.
- 전화가 끝났을 때는 “(전화주셔서) 감사합니다” 등으로 종료 인사를 드리고, 고객께서 전화를 끊으신 후에 수화기를 내려 놓겠습니다.
